- Permitirá la mejor guarda, custodia y conservación de los documentos que respaldan las operaciones administrativas-financieras por el periodo de tiempo exigido por ley.
- Inversión asciende a unos G. 237.257.110
Ha concluido la obra de acondicionamiento y refacción de un sector contiguo al edificio central del Ministerio que se encontraba en deterioro y sub-utilizado, con el objetivo de crear un área de Archivo Central del Ministerio de Salud Pública, para guarda y custodia de los documentos administrativos, financieros y de rendición de cuentas.
El archivo central, de la documentación que respaldan las actividades administrativas-financieras se constituyó en una necesidad a superar en razón que los espacios asignados que se mezclaban con las oficinas y la dispersión de los mismos no permitía su organización y clasificación en debida forma, lo cual dificultaba considerablemente la ubicación oportuna de los documentos a los efectos de las respuestas en tiempo y forma de los requerimientos planteados por los distintos organismos de control y principalmente la Contraloría General de República.
La inversión total asciende a Guaraníes 237.257.110, suma que considerando el beneficio alcanzado con este dispositivo de archivamiento de documentos, resulta bien aplicado, pues con ello se tendrá mayor capacidad de respuesta a los pedidos y/o consultas referidas a las documentaciones, gracias su organización y clasificación, consolidación en un solo espacio de toda la documentación de la actividad financiera – administrativa.
El espacio físico, fue equipado con estantes especiales para archivos con una capacidad que permite la disposición ordenada de los expediente, y facilita su codificación; también permite una adecuada custodia para evitar pérdidas. La infraestructura fue preparada adecuadamente para evitar problemas de humedad y cuenta con sistemas de seguridad contra incendio.
Será habilitada un área o sector exclusivamente para la digitalización de las documentaciones, con la implementación de un software de archivo que permitirá la ubicación y provisión inmediata de las documentaciones a los órganos de control.
Los estantes adquiridos tienen la siguiente capacidad:
| CANTIDAD ARCHIVADA SEGÚN TIPO DE SOPORTE | TOTAL DE BANDEJAS POR ESTANTES |
TOTAL ARCHIVADO POR ESTANTES |
|
| Biblioratos | 48 | 10 | 480 |
| Carpetas | 300 | 3.000 | |
Por lo que se podrá almacenar en cada estante de doble compartimento si se tratara de biblioratos un total de 480 y si fueran carpetas un total de 3.000. Por tanto, como existe un total de 18 estantes, lo que da una capacidad de almacenamiento total de: biblioratos 8.640 y si fueran carpetas un total 54.000.
